Facturación electrónica
1. Configuración previa
Antes de generar el formato facturaE conforme al estándar, es necesario disponer de los datos básicos que se encuentran dentro de la opción entorno de biNeox:
Figura 1. Maestros facturaE
Estos datos se proporcionan conjuntamente con biNeox y son imprescindibles para una correcta generación del formato facturaE.
La opción Lotes FacturaE, permitirá un acceso rápido a aquellos lotes de facturaE que hayan sido generados con biNeox. El resto de opciones, hacen referencia a ficheros maestros que se utilizan en la generación del formato facturaE.
Configuración de la empresa
Dentro de la configuración de la empresa, deberán informarse algunos datos básicos para la generación de la facturaE, como son el Idioma y la Moneda. También es necesario que la nación esté correctamente informada.
Figura 2. Datos relativos a facturaE en la configuración de la empresa
Tipos de efecto
Cada tipo de efecto deberá tener asociado su correspondiente tipo de efecto en el formato facturaE
Figura 3. Asociación del tipo de efecto facturaE
Naciones
Cada nación utilizada en la aplicación, bien sea para los clientes o en la empresa, deberá tener asociado el correspondiente Idioma, Moneda y País del formato facturaE.
Figura 4. Asociación de la nación al país facturaE.
Tipos de IVA
Cada tipo de IVA (impuestos en general), deberán tener su correspondiente asociación al tipo de impuesto de facturaE
Figura 5. Asociación del tipo de impuesto de facturaE.
Ficha del cliente
Existen algunos datos básicos que deben estar informados en la ficha del cliente para el que queramos generar facturaE.
Figura 6. Ficha de cliente
Operativa
Generación de facturas electrónicas
Para generar una o varias facturas electrónicas, deberán generarse una vista con aquellas facturas para las que queramos generar un lote de facturas (fichero que incluye varias facturas), o varios lotes de facturas (un fichero de lotes de factura por cada factura). En caso de que el portal donde se deseen enviar las facturas electrónicas no soporten gestión de múltiples facturas por lote, tendremos que generar un lote de factura para cada factura existente en biNeox.
Figura 7. Generación de facturaE desde rejilla de facturas
Nótese que no tiene sentido incluir facturas de distintos clientes en un único fichero de lote de facturas.
Para generar la facturaE, podrá optarse por cualquiera de los dos procesos:
- Generar facturaE modalidad lote
Incluirá en un único fichero de facturaE (lote), todas las facturas de la vista actual.
- Generar facturaE modalidad individual
Generará un fichero de lote de facturas por cada factura existente en la vista actual. Si el punto de entrada o portal donde hay que enviar las facturas, no soporta gestión de múltiples facturas en un lote, deberemos optar por esta opción.
Una vez ejecutado, se obtendrá como resultado una vista con los lotes de facturaE generados en este proceso:
Figura 8. Lotes generados
Cada uno de estos registros corresponde con un lote de facturaE, que tendrá su correspondencia con un fichero físico.
Estos registros pueden consultarse, revisarse e incluso modificarse para incluir alguna característica no soportada por la aplicación (referencias, datos adicionales que nos pida el destinatario de facturaE).
También puede utilizarse para detección y corrección de errores en el proceso de generación del formato facturaE.
Generación y exportación de ficheros facturaE
A partir de los lotes de facturaE, se pueden generar los ficheros correspondientes para su firma posterior, o su envío a un portal de firma delegada para su correspondiente tramitación.
Se puede acceder a la lista de lotes en cualquier momento desde el menú Entorno, o desde el menú ventas.
Se puede generar el fichero XML correspondiente a cada factura electrónica, tantas veces como se desee.
Se puede generar cada fichero de forma individual, o en grupo.
Para generar los ficheros correspondientes a cada lote de facturaE, seleccionaremos el proceso disponible en la rejilla de Lotes de facturaE:
Figura 9. Exportación de ficheros
Este proceso generará los ficheros XML, que almacenará en el lote generado. Asimismo, solicitará la carpeta en la que se desean almacenar los ficheros generados.
Una vez finalizado, dentro de la carpeta indicada tendremos los ficheros generados:
Figura 10. Fichero generados
Estos ficheros serán los que deberemos firmar si procede y enviar al cliente, bien sea a través de un punto de entrada o a través de cualquier otro método.
IMPORTANTE: Los ficheros generados no están firmados, y aunque su formato está adecuado al formato 3.2.1 de la Agencia Tributaria, no se puede garantizar su validación ni desde el punto de vista de formato, ni contable. Con este fin, existen diferentes utilidades proporcionadas por la agencia, que pueden encontrase en el siguiente portal:
Figura 11. Portal www.facturae.gob.es
También pueden encontrase otras utilidades de validación en el portal de face:
Figura 12. Portal https://face.gob.es
Asimismo, los ficheros XML generados pueden ser importados desde las aplicaciones de escritorio proporcionadas por el Ministerio.
El proceso de firma puede realizarse con aplicaciones externas si fuera necesario (Por ejemplo sinadura u otras), o a través de los portales que proporcionan dichos servicios.