Módulo almacén

El módulo almacén recoge las funcionalidades relativas a la definición de almacenes, artículos, gestión de movimientos de almacén, traspasos, inventarios y existencias.

La configuración de las pantallas y procedimientos de este módulo pueden verse afectadas por las opciones activadas en la empresa (Ver configuración de la empresa).

Vídeos demostrativos disponibles

Gestión de almacén (básico)

Gestión de almacén (artículos con números de serie)

Gestión de almacén (artículos con partidas)

Artículo

Para crear un nuevo artículo, desde la rejilla de artículos, se debe hacer clic en el botón “Nuevo” o utilizar el teclado (tecla INS). Para modificar o consultar un artículo ya existente, se hará doble clic sobre su ficha, o se utilizará el botón “Editar”.

El maestro de artículos muestra la ficha general del artículo. Esta ficha puede constar de múltiples pestañas, que variarán en función de la configuración de la empresa y del artículo.

Figura 1. Ficha general del artículo

Aspectos relevantes:

El código del artículo puede estar configurado para que sea autonumérico y/o normalizado. Si es autonumérico, biNeox propondrá el siguiente código de artículo en el momento de la creación de un nuevo registro. Si además está normalizado a determinada longitud, se rellenará automáticamente con ceros por la izquierda en el momento de guardar el artículo en curso. Por el contrario, se puede optar por una codificación manual, en cuyo caso será el usuario el que decida qué código asignar a cada artículo.
El artículo puede describirse mediante un nombre corto y una descripción adicional, que podrá o no visualizarse en los documentos de compra/venta. También es posible adjuntar una imagen identificativa para el mismo.
Los indicadores son los siguientes:
- Dimensiones: indicarán si el artículo se utilizará con dimensiones (longitud, peso, altura, etc.) para el cálculo de las unidades finales en los documentos de compra/venta. Por ejemplo: cálculo de los metros cuadrados a partir del largo y el ancho. Suele ir asociado a una fórmula de cálculo definida por el usuario. Tiene que estar activado en la configuración de la empresa. Cada artículo puede usarse con hasta 4 dimensiones. Lleva parejo la visualización del campo “cantidad” además del campo “unidades” en los documentos de compra venta.
- Unidades calculadas: Permite la introducción de valores por defecto para las dimensiones establecidas en el artículo, así como para la definición de la fórmula de cálculo de las unidades resultantes, tanto en compras como en ventas. En la definición de dichas fórmulas se pueden utilizar de forma dinámica las dimensiones definidas en el artículo.
- Múltiples unidades: Permite expresar el stock en diferentes unidades (cajas o botellas por ejemplo).
- Presentaciones: Permite la utilización de diferente unidad de compra respecto a la venta. Es decir, permite comprar en unas unidades y vender en otras. Por ejemplo, comprar por cajas de botellas de leche, y venderlas como unidades. Se permiten múltiples formas de presentación para un mismo artículo.
- Agrupación: Permite definir un artículo como composición de un conjunto de artículos (packs o lotes).
- Periodicidad: Permite que un artículo pueda utilizarse en facturación de servicios/productos periódicos. Se podrán definir diferentes precios para el artículo en función de la periodicidad de su facturación.
- Partidas: Permite identificar los artículos como pertenecientes a una determinada partida (Por ejemplo para controlar su caducidad, su garantía, etc.) Debe estar activado en la configuración de la empresa.
- Números de serie: Permite identificar cada unidad del artículo de forma única mediante un número de serie. Debe estar activado en la configuración de la empresa.
- Obsoleto: Permite marcar un artículo como obsoleto. Un artículo obsoleto no podrá ser seleccionado en los documentos de compra/venta.

Se comentan a continuación las diferentes pestañas de la ficha del artículo.

Datos generales

Se encuentran en esta pestaña los siguientes campos:

Los códigos alternativos servirán, además del código y nombres habituales del artículo, para la localización del artículo desde los documentos de compra/venta. Se pueden utilizar para incluir otra referencia del artículo o un código de barras.
Puede especificarse si el artículo será un envase (es necesario dar de alta los diferentes tipos de envase). Un artículo que es envase, puede seleccionarse en otro artículo para asociarle su envase o embalaje correspondiente y el número de envases asociados.
Peso del artículo: el peso de un artículo se utiliza para el cálculo del peso total de los artículos y unidades que componen un albarán. Esto permite tomar decisiones como el transportista más adecuado, etc. El cálculo del peso está implícito en biNeox, aunque puede activarse/desactivarse en la configuración de la empresa.
Forzar venta unidades. Permite fijar el mínimo de unidades que se venderán al seleccionar este artículo.
Permitir stock negativo. Indica si se permitirá o no, vender este artículo aunque no haya stock en el almacén.
Usar tallas y colores. Permite definir si el artículo usará diferentes tallas y/o colores. Si se activa, deberán seleccionarse los correspondientes grupos de tallas y/o colores para el artículo.
Familia y subfamilia y sección: Permite clasificar el artículo en familias y subfamilias o secciones. Facilita la explotación u obtención de estadísticas posteriores.
Tipo artículo: Este campo es muy importante, ya que el tipo de artículo determinará si el artículo está sujeto o no a control de stock. Para que un artículo esté sujeto a control de stock, deberá pertenecer a un tipo de artículo que tenga activado el control de stock.

Figura 2. Activar el control de stock para un artículo

Temporada punto de venta. Permite especificar la temporada del artículo para el módulo del punto de venta.

Datos económicos

En esta pestaña se definirán los impuestos y los precios que se aplicarán en la compra/venta del artículo.

Grupos de IVA de compra/venta. Definirá el grupo de IVA al que está sujeto el artículo.
Tipo IVA variable: Si un artículo se marca con tipo de IVA variable, será posible cambiar el tipo de IVA al que está sujeto, en el momento de la introducción de las líneas de compra/venta.
Precio habitual de compra. Como su nombre indica, es el precio al que habitualmente se compra el artículo.
Precio de última compra. Este precio se actualiza de forma dinámica conforme se compra el artículo.
Último precio neto de compra. Último precio de compra sin contemplar descuentos.
Precio medio salidas. Es el resultado de dividir el importe total de las salidas entre el número de unidades vendidas (sin impuestos ni descuentos).
Importe neto salidas. € totales vendidos del artículo
Importe neto entradas. € totales comprados del artículo
Precio medio coste. El resultado de la operación: (Importe neto salidas acumuladas- Importe neto entradas acumuladas)/(Unidades vendidas acumuladas -Unidades compradas acumuladas). Siempre relativo al ejercicio en curso y si no se han aplicado cálculos manuales.
Descuentos de artículo: Pueden definirse hasta 3 descuentos, que se arrastrarán a las líneas de los documentos.
Fórmulas de precios: Pueden especificarse fórmulas de cálculo (por ejemplo, en función de otros precios) para la obtención del precio de venta.
IVA incluido: Indica si queremos calcular los precios a partir del precio con IVA incluido para obtener la base, o partir de la base para la obtención del precio con IVA incluido. Si el artículo está definido con IVA incluido, en el módulo de punto de venta se trabajará con el precio IVA incluido. El resto de los documentos trabajan por defecto siempre con el precio sin IVA incluido.

Pueden definirse hasta 4 precios en la ficha del artículo. El que se aplique al cliente en el momento de la venta dependerá de la configuración del cliente. Si esto no fuera suficiente, habría que trabajar con tarifas dinámicas. (Ver definición de tarifas).

Stock

La pestaña de stocks permite consultar las existencias disponibles, así como otros datos relativos al stock. También permite definir puntos de pedido mínimo y máximo y definir el comportamiento del cálculo de necesidades de compra. (Véase necesidades de compra)

El cálculo de necesidades de compra deberá ser configurado previamente en la configuración de la empresa.

Existencias por almacén

Permite ver el detalle de las existencias diferenciadas por almacén, en caso de trabajar con varios almacenes.

Existencias por período

Permite ver el detalle de las existencias diferenciadas por períodos. Los períodos habitualmente coincidirán con los meses naturales del año, y deben ser establecidos antes de la generación de movimientos para su correcto funcionamiento.

Movimientos de almacén

Permite consultar los movimientos de almacén que han afectado al artículo actual, pudiendo acceder a cualquiera de ellos para consultar.

Compras

Permite consultar cualquier movimiento relativo al ciclo de compras que haya afectado al artículo actual. Existen varias pestañas:

Proveedores habituales: esta pestaña se va alimentando automáticamente de los datos de compras (albaranes) que se vayan introduciendo en la aplicación. Se podrán consultar aquellos proveedores para los que hemos realizado alguna compra, precio de última compra, unidades servidas, etc.
Ofertas: ofertas en las que se haya incluido el artículo actual
Pedidos: pedidos en los que se haya incluido el artículo actual
Albaranes: albaranes en los que se haya incluido el artículo actual
Facturas: facturas en las que se haya incluido el artículo actual

Ventas

Permite consultar cualquier movimiento relativo al ciclo de ventas que haya afectado al artículo actual. Existen varias pestañas:

Ofertas: ofertas en las que se haya incluido el artículo actual
Pedidos: pedidos en los que se haya incluido el artículo actual
Albaranes: albaranes en los que se haya incluido el artículo actual
Facturas: facturas en las que se haya incluido el artículo actual
Clientes: clientes que hayan consumido el artículo actual (histórico)

Partidas

Sólo disponible si el artículo tiene tratamiento de partidas activado. En esta pestaña se podrán consultar las existencias desde el punto de vista de la partida:

Figura 3. Existencias por partida

O visualizar las partidas existentes en cada almacén, con su desglose de existencias:

Figura 4. Vista partidas por almacenes

Caso de artículo que usa partidas y tiene activada la opción “permitir stock negativo”

El caso general es que se servirán las unidades de las partidas, en función de su antigüedad (FIFO o LIFO, según la configuración del almacén) mientras haya existencias. En caso de intentar servir más unidades que el total de las existentes (suma de todas las partidas), se servirán primero las unidades existentes, y el resto hasta completar, se obtendrán de una partida “fija” identificada con “99999”. En caso de no existir dicha partida, se generará automáticamente.

Ejemplo:

El almacén especificado dispone de 3 ud. que entraron el 01/01/2016, y 5 ud. que entraron el 01/02/2016. Almacén configurado FIFO.

El día 01/03/2016 se quieren servir 4 unidades -> Se tomarán 3 ud. de la partida del 01/01/2016 y 1 unidad del 01/02/2016
El día 01/03/2016 Se quieren servir 10 unidades -> Se tomarán las 3 ud. de la partida del 01/01/2016 y las 5 del 01/02/2016. Las 2 unidades restantes se tomarán de una partida identificada con “99999”, que se creará automáticamente y que quedará con un stock negativo de -2 unidades.

Es decir:

Al convertir un pedido en albarán seguirá el caso general . Se generarán tantas líneas de albarán como partidas sean necesarias para completar el pedido. Cada línea de albarán generará su correspondiente movimiento de almacén.
Al escribir una línea de albarán sin especificar la partida (es decir, la dejamos en blanco), se seguirá el caso general. La línea del albarán generará tantos movimientos de almacén como partidas diferentes sean necesarias para completar la línea.
Al escribir una línea de albarán especificando la partida, se forzará a servir todas las unidades de la partida especificada, quedando dicha partida con stock negativo. Se generará un único movimiento de almacén.

Equivalencias

Permite especificar otros artículos que pueden ser equivalentes al artículo en curso. En el momento de la elaboración de un albarán, se podrán consultar artículos equivalentes a uno dado, para que en caso de no existir stock de un artículo determinado, se pueda sustituir el artículo por otro equivalente del que sí haya stock.

Figura 5. Códigos equivalentes

Agrupación

Una agrupación es un artículo que está compuesto por un conjunto de otros artículos. Se admiten dos comportamientos al definir los artículos que lo forman:

Figura 6. Composición de un artículo

Se admiten diferentes comportamientos en función de cómo se defina la composición del artículo:

Figura 7. Detalle de la agrupación

Si se marca “Generar línea documento”, al introducir un artículo que es agrupación, biNeox automáticamente generará una línea para cada artículo que forma la agrupación. En caso de optar por “Generar movimiento almacén”, biNeox no generará nuevas líneas, pero sí que generará los movimientos de almacén correspondientes para cada uno de los artículos que forman la agrupación.

Incluido en

Si un artículo forma parte de otros como componente de una agrupación, se mostrará en esta pestaña.

Fabricación

Si la empresa tiene activado el módulo de fabricación, en esta pestaña se mostrará los datos relacionados con dicho módulo:

Fórmula de fabricación: determina la fórmula de fabricación que se usará para fabricar este artículo.
Generar necesidades de fabricación: determina si este artículo será incluido en el proceso de generación de necesidades de compra para fabricación.

Figura 8. Pestaña de fabricación para el artículo

Dimensiones

Una vez definido en la configuración de la empresa el número de dimensiones a utilizar, podrán utilizarse las dimensiones en los artículos. En esta pestaña se configurará el funcionamiento individual del artículo respecto a sus dimensiones:

Figura 9. Definición de dimensiones

En este ejemplo, el artículo usará una única dimensión denominada “largo”. Dicha dimensión tendrá un valor por defecto de 1,5 y usará una cantidad por defecto de 1. Esto significa que al introducir una línea en un documento, automáticamente se asignará el valor 1 al campo “cantidad” de la línea, y el campo “Dim1” tomará el valor de 1,5. Para obtener las unidades totales, la aplicación tomará la expresión #UNIDADES=#DIM1*#CANTIDAD, obteniéndose un valor de 1,5 unidades. Si el usuario introduce en el campo cantidad, el valor 3, obtendríamos como unidades totales de la línea 4,5 unidades (3*1,5).

Números de serie

Está pestaña estará visible si el artículo utiliza números de serie. En ella se podrán consultar las existencias por números de serie así como los números de serie utilizados para este artículo:

Figura 10. Artículo con números de serie

Presentaciones

Si el artículo usa diferentes presentaciones, podremos definirlas en esta pestaña:

Figura 11. Artículo con presentaciones

En el ejemplo, se trata de un artículo lápiz que se puede comprar en cajas de 5 unidades, o en cajas de 10 unidades, pero su unidad para el tratamiento de stock será el lápiz. De este modo, al introducir un albarán de compra, para este artículo será posible seleccionar dos unidades de presentación diferentes: una en cajas de 5, y otra en cajas de 10. Al introducir el número de cajas adquiridas en el campo “cantidad”, biNeox calculará automáticamente el número de unidades (lápices), utilizando la fórmula definida (#UNIDADES=#CANTIDAD*#UNIDADES_PRESENTACION). De tal forma, si introducimos 5 cajas en presentación de cajas de 5, en el campo unidades obtendremos 25 lápices. Asímismo el precio se prorrateará de forma automática, dividiendo el precio total de la presentación entre el número de unidades reales.

Ficha seguridad

En caso de tratarse de un archivo catalogado como peligroso, estará visible esta pestaña, en la que podrán consultarse las fichas de seguridad de este artículo (Ver sistemas de gestión).