Módulo de ventas

Este módulo permite crear las fichas de los clientes y elaborar los diferentes documentos que se contemplan en el ciclo de ventas: oferta, pedido, albarán y factura. También se contemplan otros aspectos directamente relacionados con este ciclo como son tarifas, precios especiales, etc.

Se comentarán a continuación los aspectos más importantes.

Clientes

Para crear un nuevo cliente, desde la rejilla de clientes, se debe hacer clic en el botón “Nuevo” o utilizar el teclado (tecla INS). Para modificar o consultar un cliente ya existente, se hará doble clic sobre su ficha, o se utilizará el botón “Editar”.

Figura 1. Ficha de cliente

La ficha de cliente está formada por tres partes: la cabecera, que contiene datos generales acerca del cliente, el separador de formularios, en el que en cada pestaña se encontrará información adicional acerca del cliente, y el pie, en el que se encontrarán los botones habituales.

Aspectos relevantes:

El funcionamiento del código de cliente vendrá determinado por la configuración de la empresa (Ver configuración de la empresa), pudiendo optarse por introducir los códigos manualmente, o utilizar una numeración automática y/o normalizada, en cuyo caso biNeox propondrá el siguiente código a utilizar (Ver contadores).
La cuenta contable se puede asignar automáticamente, si el módulo de contabilidad está activado y así se ha configurado en la empresa.
Si se opta por clasificar el cliente como empresa física, se habilitarán los campos “Nombre”, “Primer apellido” y “segundo apellido”.
El campo “Activo” indica que el cliente está activo actualmente. Si se desactiva, dicho cliente no aparecerá en las listas de selección en el momento de realizar documentos de ventas (ofertas, pedidos, etc.)
También se puede acompañar una imagen (logo o fotografía) haciendo doble clic en el campo correspondiente.

En el separador de formularios se dispondrá de las siguientes pestañas (pueden variar en función de la configuración de la empresa):

Datos de contacto: Mostrará los datos de contacto del cliente (dirección, territorio, idioma, observaciones, etc.)
Domicilios: Mostrará los diferentes domicilios que pueden utilizarse para este cliente (Ver domicilios)
Clasificación: Mostrará campos que permiten clasificar al cliente en función de su actividad (de utilidad para obtener estadísticas posteriores) o asignarle rutas y transportista (de utilidad en la elaboración de documentos de venta).
Contactos: Permite guardar las personas de contacto para este cliente, además de sus teléfonos individuales, o sus cargos en la organización (de utilidad en el CRM y otros módulos de biNeox).
Datos económicos: Permite especificar qué tarifa se utilizará en el momento de la venta para el cliente, si se utilizarán descuentos por familias o precios especiales (Ver tarifas), descuentos de cliente (de utilidad en los documentos de venta) e impuestos.
Datos de pago: Permite especificar la forma de pago y el instrumento, bancos del cliente, etc.

Figura 2. Datos de pago del cliente

Conceptos: De utilidad cuando se quieren facturar periódicamente determinados conceptos o servicios para este cliente. (Ver facturación periódica).
Proyectos: Datos relacionados con este cliente del módulo de proyectos y CRM. También permite especificar diferentes centros de coste para el cliente.
Ventas: Datos relacionados con este cliente del módulo de ventas (ofertas, pedidos, albaranes, facturas, artículos consumidos, etc.)
Cartera: Efectos generados a este cliente y su situación
Contabilidad: Permite definir cuentas específicas para el cliente (cuenta impagados, etc.)
Correos envíados: Permite consultar los mensajes de correo electrónico que se hayan enviado al cliente desde biNeox.
Documentos: Permite consultar los documentos adjuntos a la ficha del cliente.
Observaciones: Permite especificar avisos y observaciones para los diferentes documentos de venta. En el caso de los avisos, se mostrarán en la pantalla del documento en el momento de seleccionar el cliente.

Ofertas

Para elaborar una nueva oferta, desde la rejilla de ofertas, se debe hacer clic en el botón “Nuevo” o utilizar el teclado (tecla INS). Para modificar o consultar una oferta ya existente, se hará doble clic sobre su ficha, o se utilizará el botón “Editar”.

Figura 3. Oferta cliente

Aspectos relevantes:

La serie se asignará en función de la configuración de la empresa, aunque puede modificarse en el momento de la creación de la oferta. El número se asignará automáticamente, de forma correlativa por cada serie (Ver contadores).
Se asignará el estado definido por el usuario como “por defecto” para el estado inicial en el momento de la creación. Este estado irá cambiando de forma automática (por ejemplo al convertir la oferta en pedido), aunque también puede cambiarse manualmente.
El cliente se puede localizar de diferentes maneras: se puede utilizar el menú de la lupa, con sus correspondientes localizadores, o escribir directamente en el campo código de cliente, cualquier dato conocido del cliente a buscar (una parte del nombre, del código o del CIF). Si la ocurrencia es única, biNeox asignará el cliente directamente. Si hay múltiples coincidencias, se mostrará una pantalla de selección para que el usuario seleccione el cliente deseado.
El indicador de IVA, permite forzar la generación de líneas de la oferta sin IVA (Para ventas a clientes internacionales, por ejemplo).
Los datos del cliente como formas de pago, domicilio por defecto, bancos, descuentos de cliente, etc se arrastrará de la ficha del cliente a la oferta, pudiendo cambiarse en el momento de la creación de la misma.
En la sección de las líneas, se introducirán las líneas que conformen la oferta, especificando al menos unidades y precio.
El botón capturar, preparará para capturar todas la unidades pendientes de capturar, para las líneas seleccionadas. Si no hay líneas seleccionadas, se aplicará sobre todas las líneas de la oferta.
Podrá adjuntarse o vincular un documento de cualquier tipo (Word, pdf, Excel, etc.) a la presente oferta mediante el botón “Subir fichero”, siempre que la gestión documental esté activada.
Si el campo “Imprimir valorado” está marcado, al imprimir la oferta, se mostrarán los importes de las líneas y de los totales. Si no se desea imprimir mostrando los importes, se desmarcará dicha opción.
Si el campo “Imprimir observaciones” está marcado, al imprimir la oferta, se imprimirán las observaciones que puedan figurar en el campo observaciones de la presente oferta.
La pestaña vendedor, permite especificar el usuario, el empleado vendedor, agente o transportista para la presente oferta.
La pestaña documento permite especificar para la oferta en curso datos particulares. Puede utilizarse para un cliente no habitual, o para especificar un domicilio diferente a los habituales que no interesa almacenar en la ficha del cliente.

Capturar una oferta

La aplicación permite convertir de forma automática (parcial o totalmente) una oferta en pedido. Para ello, deberá indicarse por cada línea, el número de unidades a servir del total de unidades que se habían informado en la oferta. En caso de que se desee capturar todas las unidades de todas las líneas, se utilizará el botón “Capturar”. Al hacer clic en este botón, biNeox rellenará para cada línea, el campo “Unidades a capturar” con el valor del campo “Unidades pendientes” a capturar.

Figura 4. Capturar una oferta

Al hacer clic en el botón “Capturar” del pie de la pantalla, se generará automáticamente el pedido, previa confirmación de la cabecera:

Figura 5. Confirmación de la cabecera del pedido.

Al confirmar mediante el botón “Aceptar” la generación del pedido, biNeox mostrará el pedido generado. El pedido incluirá aquellas unidades marcadas en la oferta para capturar.

Figura 6. Pedido generado

Pedidos

Para elaborar un nuevo pedido, desde la rejilla de pedidos, se debe hacer clic en el botón “Nuevo” o utilizar el teclado (tecla INS). Para modificar o consultar un pedido ya existente, se hará doble clic sobre su ficha, o se utilizará el botón “Editar”.

Figura 7. Particularidades del pedido

Las opciones explicadas anteriormente para las ofertas, son aplicables también para el pedido. Se comentan a continuación las particularidades del pedido:

Existen campos adicionales para el pedido como la fecha prevista de entrega y la fecha tope de entrega.
Es posible ver la oferta de procedencia de la línea del pedido mediante el botón “Ver oferta”.
Es posible ver el albarán en el que se ha servido la línea seleccionada mediante el botón “Ver albarán”.
Es posible generar automáticamente un pedido de compras (a proveedor), a partir del pedido de ventas de un cliente. Hay que tener en cuenta que generará un pedido de compras con las mismas líneas que el pedido actual (incluyendo unidades y precios).
El botón “Servir” permite servir el pedido completamente de forma similar a como funciona el botón “Capturar” para las ofertas.

Servir un pedido

Para servir un pedido, primero ser deberán indicar cuantas unidades de cada línea queremos servir. Una vez hecho esto, haciendo clic en el botón del pie “Servir pedido”, se generará el albarán correspondiente:

Figura 8. Servir un pedido

Se mostrará la ventana de confirmación para la generación del albarán:

Figura 9. Cabecera del albarán a generar

Una vez aceptado, se mostrará en pantalla el albarán generado.

Figura 10. Albarán generado

Aspectos relevantes:

Hay que tener en cuenta que la generación de albaranes puede llevar implícito la generación de movimientos de almacén. En la conversión del pedido a albarán influirá la configuración de la empresa y la configuración del artículo (si tiene control de stock, si usa partidas o números de serie, si se permite stock negativo, etc.). En este proceso pueden generarse avisos o incidencias que advierta de situaciones anómalas (por ejemplo: no hay stock de un artículo suficiente para servir).

Facturas

En biNeox las facturas siempre se generan a partir de albaranes, bien sea de forma individual o de forma masiva.

Facturación individual

Si se quiere generar una única factura desde un albarán, simplemente habrá que hacer clic en el botón “Generar factura“ del pie del albarán:

Figura 11. Generación de una factura individual a partir de un albarán.

A continuación se mostrará la ventana con la cabecera de la factura a generar:

Figura 12. Cabecera de la factura a generar

Si no se especifica lo contrario, el número de la factura será asignado automáticamente por biNeox, conforme a la serie que se esté usando para facturar, aunque el usuario podrá forzar dicho número escribiéndolo manualmente en el campo “Número”. En este caso, el número de factura no puede existir.

Esto puede resultar útil en el caso de la repetición de una factura, sin necesidad de alterar los contadores. Una vez eliminada la factura, generaremos de nuevo dicha factura desde el albarán correspondiente, forzando el número que tuviera originalmente la factura.

Figura 13. Factura generada

Aspectos relevantes:

Cuando se genera una factura individualmente, los efectos tendrán que generarse manualmente para la factura mediante el botón al pie “Generar efectos”.
Se puede contabilizar manualmente una factura mediante el botón “Contabilizar”.
Existen diferentes indicadores de estado que muestran la situación de la factura en relación con los efectos generados.
En la pestaña “Alb./Ven.” Podrán consultarse los albaranes o ventas que hayan generado la presente factura.
En la pestaña “Efectos generados”, podrán consultarse los efectos en cartera generados a partir de la factura actual, y su situación (cobrados, impagados, devueltos, etc.)
En la pestaña “Movimientos contables”, podrán consultarse los movimientos contables generados a partir de la factura.
Si se elimina una factura, se eliminarán también sus efectos en cartera. Esta acción solo será posible, si dichos efectos no han sufrido ninguna operación adicional. Es decir, no hayan sido remesados o contabilizados, o no hayan generado algún efecto derivado (impagados, agrupaciones, etc.)
Si una factura ha sido contabilizada no será posible eliminar dicha factura, a menos que se elimine previamente el movimiento contable.
Una factura se marcará como cobrada cuando todos sus efectos hayan sido cobrados y salido de riesgo.
No es posible el alta directa de una factura. Siempre deberá generarse el correspondiente albarán y proceder a su facturación.

Facturación masiva

Es posible facturar masivamente un conjunto de albaranes, de dos formas:

No agrupada: cada albarán generará una única factura. La factura incluirá un único albarán.
Agrupada: varios albaranes se agruparán en una única factura. La factura por tanto, incluirá varios albaranes.

Para facturar un conjunto de albaranes, desde la rejilla de albaranes, seleccionaremos aquellos que queramos facturar. Esta selección puede realizarse de múltiples maneras utilizando las diferentes funcionalidades de la rejilla y los filtros existentes (por fechas, por estado de los albaranes, por tipos de cliente, por proyecto, obras, etc). Las posibilidades de selección son muy extensas en biNeox.

Una vez generada la vista con los albaranes a facturar, se seleccionará una de las dos opciones del menú “Procesos”:

Figura 14. Facturación masiva

Nunca se facturarán albaranes que ya hayan sido facturados aunque se incluyan en la vista de albaranes a facturar.

Si seleccionamos la primera opción, se generará una factura por cada albarán.

Si seleccionamos facturación agrupada, se mostrará a continuación la ventana que permite establecer el criterio de agrupación:

Figura 15. Facturación agrupada

Se detallan a continuación el funcionamiento de los campos de esta pantalla:

Fecha para las facturas: Será la fecha que figurará en las facturas. Por defecto esta fecha será igual a la fecha de trabajo, pudiendo ser modificada por el usuario.
Serie: Puede optarse por respetar la serie del albarán al generar las facturas, o forzar la serie independientemente de la serie que figure en cada albarán. En caso de querer forzar la serie, deberá seleccionarse dicha serie de facturación.
Criterios de agrupación: Será posible agrupar los albaranes por diferentes criterios (proyecto/grupo, fase/obra, tarea/sección, “referencia” del albarán, “su referencia” del albarán y centros de coste). Esto hará que se genere una única factura para todos los albaranes que tengan valores coincidentes en dicho campo.
Cartera: se puede optar por generar la factura automáticamente para todas las facturas que se generen. No se podrá generar cartera para aquellas facturas que no tengan indicada forma de pago (normalmente será porque los albaranes y/o el cliente, no lo tengan especificados). Si se produce esta situación, se notificará al usuario para que proceda a la corrección manual necesaria.

Nota: Nunca podrán agruparse albaranes que tengan diferente banco o forma de pago, aunque el criterio de agrupación indique lo contrario.

Una vez finalizado el proceso de facturación, se mostrará una rejilla con las facturas generadas, lo que permitirá contrastar importes con la vista de albaranes desde la que se generaron las facturas.

Facturación periódica

Configuración del artículo

La facturación periódica es una funcionalidad pensada para aquellos clientes a los que es necesario facturar periódicamente determinados productos y/o servicios (cuotas colegiales, servicios de asesoramiento, mantenimientos, pertenencia a clubs, etc.)

Para trabajar con facturación periódica, primero deberemos definir qué artículos se podrán utilizar mediante esta modalidad. Para ello, en la ficha del artículo tendremos que activar el campo “Periodicidad”, y en la pestaña “Facturación periódica” definir los precios por periodicidad.

Figura 16. Definición de la facturación periódica para un artículo

En el ejemplo anterior, para el artículo “Limpieza dependencias” se ha fijado un precio de 10,00€+IVA en el caso de que el cliente pague mensualmente, y un precio de 28,00€+IVA para el caso de que el cliente pague trimestralmente.

Configuración del cliente

En aquellos clientes que tengamos servicios o productos sujetos a facturación periódica, definiremos los conceptos y sus condiciones de cálculo para la generación de los correspondientes albaranes:

Figura 17. Definición de las condiciones de cálculo para los conceptos a facturar al cliente

En el ejemplo anterior:

Se activa el cliente para incluirlo en el proceso de generación automático de albaranes, que se ejecutará posteriormente.
Se define la periodicidad que se usará en este cliente. La periodicidad especificada en el cliente, se utilizará para calcular el precio a aplicar al servicio correspondiente. En este caso, se aplicará el precio definido con periodicidad “Mensual” para cada artículo
Se definen los meses en los que se generará albarán para este cliente.
Se establecen las unidades a incluir del artículo en la generación del albarán. En el ejemplo, se establece que para el primer artículo, el cliente quiere pagar mensualmente (se generará albarán mensualmente), por lo que incluimos solo 1 unidad de este artículo que se aplicará con su correspondiente precio mensual. Para el segundo artículo, los albaranes se generarán cada dos meses, incluyendo en cada proceso de generación del albarán, dos unidades de cada artículo con precio aplicado conforme a la periodicidad mensual.

Proceso de facturación periódica

Como es habitual, antes de pasar a facturación, previamente se generarán los albaranes correspondientes al período deseado:

Para ello, desde la rejilla de clientes, se ejecutará el proceso “Generar albaranes de clientes sujetos a facturación periódica”.

Figura 18. Ejecución del proceso

Este proceso generará los albaranes para los clientes sujetos a este tipo de facturación, conforme a la definición de los conceptos en su ficha de cliente. Se solicitará el mes para el que queremos generar los albaranes (de 1 a 12):

Figura 19. Mes para el que se generarán los albaranes

En el ejemplo se generarían los albaranes correspondientes al mes de Noviembre. En el caso del cliente anterior, se incluirá en el albarán del cliente dos líneas: la primera con 1 unidad del artículo “Limpiezas químicas” y la segunda con 2 unidades del artículo “Limpiezas industriales”. El precio se tomará de la definición de los precios por periodicidad que hayamos definido en cada uno de estos dos artículos. En este caso, al ser la facturación del cliente mensual, se tomará el precio definido con periodicidad mensual en la ficha de los artículos.

Una vez generados los albaranes, continuarán el proceso de facturación habitual, sin ninguna restricción.

Los albaranes generados mediante este método se pueden agrupar con albaranes “normales”.