Gestión documental
El módulo de la gestión documental de biNeox®, permite disponer de un sistema de almacenamiento estructurado de los documentos que se adjunten a las diferentes entidades, para su posterior consulta y localización.
Configuración inicial
Requiere de una configuración previa, que se establecerá en los parámetros de la empresa, dentro de la pestaña “Gestión documental”, una vez activado el módulo Gestión documental de biNeox.
Figura 1. Activación del módulo de gestión documental
Figura 2. Configuración de las opciones de empresa correspondientes a la gestión documental
Las opciones correspondientes a la gestión documental, estarán disponibles, dentro del menú general, en la opción del mismo nombre:
Figura 3. Menú del módulo Gestión documental
Dentro del módulo de gestión documental se podrán encontrar las siguientes opciones:
- Grupos de clasificación: Permite especificar diferentes grupos de clasificación, que podrán seleccionarse cada vez que se adjunte un documento a una entidad.
- Tipos de clasificación: Permite especificar un segundo nivel de clasificación para un grupo de clasificación. Al igual que el anterior, se utiliza para clasificar un documento cuando se adjunte a una entidad.
- Tipos de documentos: Permite especificar a qué tipo pertenecen los documentos. A diferencia del anterior, un tipo de documentos puede llevar adjuntas determinadas propiedades o atributos que permiten añadir información adicional al documento una vez que es adjuntado. El tipo de documento también lleva parejo la ruta de almacenamiento raíz para todos los documentos de este tipo.
- Propiedades de documentos: Permite definir las propiedades o atributos a informar para cada tipo de documento.
A continuación se detallan cada una de las opciones especificadas
Grupos y tipos de clasificación
Al crear un grupo de clasificación, podremos especificar su código y su nombre:
Figura 4. Creación de un grupo de clasificación
Los tipos permiten definir un segundo nivel en la clasificación de documentos. Para crear nuevos tipos de clasificación, dentro de un grupo de clasificación, bastará con hacer doble clic en el registro correspondiente al grupo de clasificación que queramos modificar, en la rejilla de grupos de clasificación.
Figura 5. Diferentes tipos de clasificación de documentos para un grupo dado
Tipos de documentos
La definición de nuevos tipos de documentos y sus propiedades permite definir el comportamiento de dichos documentos y la información que deberá proporcionarse respecto a cada documento en el momento de ser adjuntado por el usuario.
Figura 6. Definición de un tipo de clasificación y sus propiedades
Adjuntar un documento
Se podrá adjuntar un documento en cualquier pantalla en la que aparezca el botón “Subir fichero”. Por ejemplo, en la pantalla de ofertas:
Figura 7. Adjuntar un documento
Dicho botón está disponible en las entidades más relevantes que contempla biNeox®: Clientes, Empleados, Documentos de compra/venta, etc.
Al adjuntar un documento nos mostrará la siguiente ventana:
Figura 8. Definiendo un documento
Al aceptar, la aplicación devolverá un mensaje mostrará un mensaje informando del resultado de la operación. Si ha sido existosa, el documento estará adjuntado en la entidad correspondiente.
Nota: Para su correcto funcionamiento, los usuarios y sus contraseñas deben estar correctamente configurados en biNeox®
En este caso, en la oferta seleccionada. Para visualizar los documentos adjuntados a dicha entidad, iremos a la pestaña “Documentos”.
Figura 9. Documentos adjuntados
Nota: las opciones abrir e imprimir dependen de la configuración del sistema operativo para su correcto funcionamiento.
Documentos
La opción documentos del menú “Gestión documental”, permite ver la lista de documentos disponibles en la empresa actual, independientemente de la entidad sobre la que se hayan adjuntado:
Figura 10. Lista de documentos de la empresa
En la ventana siguiente se puede ver la información acerca del documento abierto.
Figura 11. Información sobre el documento